Buoni pasto obbligatori: quando l’azienda deve fornirli ai propri dipendenti?

6 min di lettura

20/02/2026

I buoni pasto sono oggi uno dei benefit aziendali più apprezzati, sia dalle imprese – grazie ai vantaggi fiscali e alla semplicità di gestione – sia dai dipendenti, perché contribuiscono concretamente a migliorare la loro quotidianità e potere d’acquisto. Ma a chi spettano i buoni pasto e in quali casi i buoni pasto sono obbligatori? In questo articolo faremo chiarezza su questi aspetti, approfondendo anche perché rappresentano una soluzione di welfare sempre più vantaggiosa per le imprese.

Buoni pasto: a chi spettano in azienda?

Quando un’azienda decide di fornire i buoni pasto ai propri dipendenti, è fondamentale che abbia chiaro chi ha diritto ai buoni pasto e a quali categorie di lavoratori può erogarli.

In questo senso, la normativa che regola i buoni pasto – il D.lgs. 36/2023 – fornisce indicazioni precise. L’Allegato II.17, all’articolo 4, stabilisce infatti che questo benefit può essere riconosciuto non solo ai lavoratori titolari di un rapporto di lavoro subordinato, ma anche a coloro che hanno instaurato un rapporto di collaborazione, non necessariamente subordinato, con l’azienda che eroga i buoni pasto. Per i lavoratori subordinati, il diritto ai buoni pasto vale sia in presenza di un contratto full time sia part-time, anche nei casi in cui il contratto non preveda espressamente una pausa pranzo.

Ma non è tutto. Scendendo più nel dettaglio, la platea di chi ha diritto al buono pasto è ampia ed eterogenea. Tra le categorie di lavoratori che possono beneficiarne rientrano:

apprendisti e stagisti, sempre più spesso inclusi nelle politiche di welfare aziendale;
i lavoratori autonomi;
i dipendenti pubblici;
i lavoratori in smart working, nel rispetto del principio di parità di trattamento tra lavoro in presenza e lavoro da remoto. i turnisti, anche in assenza di una pausa pranzo “fisica”.

In molti casi, inoltre, il datore di lavoro può scegliere se attribuire i buoni pasto a tutti i dipendenti oppure a categorie omogenee, definendo politiche interne coerenti e garantendo equità nella gestione di questo benefit.

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Buoni pasto: quando spettano ai dipendenti

Dal punto di vista operativo, il buono pasto quando spetta? I buoni pasto spettano per ogni giornata di lavoro effettivamente svolta, anche nei casi in cui non sia prevista una pausa pranzo strutturata. Si tratta quindi di un benefit legato alla prestazione lavorativa e non alla presenza fisica della pausa.

In linea generale, il diritto al buono pasto matura quando il dipendente lavora almeno sei ore al giorno, oppure, svolge almeno tre ore di lavoro straordinario dopo una pausa pranzo di almeno 30 minuti, seguite dalla ripresa dell’attività lavorativa.

I buoni pasto non spettano, invece, nei giorni in cui l’attività lavorativa non viene svolta, come in caso di ferie, malattia o permessi non lavorati.

Dal punto di vista della gestione aziendale, infine, l’acquisto ed erogazione dei buoni pasto avviene solitamente su base mensile, in funzione dei giorni effettivamente lavorati dal dipendente. Una modalità che rende questo benefit semplice da amministrare e facilmente integrabile nei processi HR.

I buoni pasto sono obbligatori per legge?

Le domande più frequenti che riguardano i buoni pasto sono: quando sono obbligatori? E quando il datore di lavoro è tenuto per legge a erogarli ai propri dipendenti? Facciamo chiarezza.

In linea generale, non esiste un obbligo legale che impone alle aziende di fornire i buoni pasto ai propri collaboratori. Si tratta di un benefit aziendale, cioè di un elemento di welfare che il datore di lavoro può decidere di riconoscere su base volontaria, in funzione delle proprie politiche di welfare e delle esigenze dell’organizzazione.

Tuttavia, i buoni pasto aziendali possono diventare obbligatoria in casi specifici, quando è richiamata da norme contrattuali o accordi collettivi. In particolare:

quando i buoni pasto sono previsti dal CCNL applicato all’azienda;
quando sono inclusi in accordi aziendali o territoriali stipulati con le rappresentanze sindacali.

In queste situazioni, il datore di lavoro è tenuto a rispettare quanto stabilito dal contratto o dall’accordo, e quindi ad erogare i buoni pasto secondo le condizioni previste. Negli altri casi, invece, fornire i buoni pasto ai propri dipendenti rimane una scelta discrezionale dell’azienda.

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Perché i buoni pasto (obbligatori e non) sono convenienti per le aziende?

Anche quando i buoni pasto non sono obbligatori, molte aziende scelgono di offrirli ai collaboratori come parte integrante delle proprie politiche di welfare. Una decisione che risponde a esigenze concrete dell’organizzazione e delle persone, soprattutto nei contesti in cui non è presente una mensa aziendale – soluzione che, va ricordato, non è a sua volta obbligatoria.

I buoni pasto rappresentano infatti un benefit flessibile e immediato, in grado di incidere positivamente su diversi aspetti della vita aziendale. Dal punto di vista dei dipendenti, i buoni pasto aziendali contribuiscono a migliorare la gestione della pausa pranzo, favorendo scelte alimentari più sane ed equilibrate nella quotidianità.

I Buoni Pasto Pluxee, ad esempio, offrono un’esperienza particolarmente completa e versatile: possono essere utilizzati sia per la pausa pranzo sia per la spesa quotidiana, all’interno di una rete di oltre 100.000 locali ed e-commerce convenzionati. Inoltre, grazie all’App Pluxee, i dipendenti possono pagare direttamente da smartphone, rendendo l’utilizzo ancora più semplice e veloce.

Questa attenzione al benessere delle persone genera effetti positivi anche per l’azienda. I dipendenti percepiscono in modo più concreto l’impegno dell’organizzazione verso la loro qualità della vita, con ricadute dirette in termini di soddisfazione, motivazione ed engagement. Nel tempo, ciò contribuisce a ridurre i tassi di turnover, a migliorare la produttività e a favorire un clima aziendale più sereno e collaborativo.

In questo senso, fornire i buoni pasto diventa una strategia di welfare efficace, capace di rafforzare il rapporto tra azienda e collaboratori e di generare valore nel tempo.

I vantaggi fiscali dei buoni pasto: deducibilità e detraibilità

I vantaggi dei buoni pasto non si limitano agli effetti positivi su motivazione, benessere e clima aziendale. Anche dal punto di vista fiscale, i buoni pasto per i dipendenti rappresentano una scelta strategica, capace di generare benefici concreti sia per l’azienda sia per i lavoratori.

Innanzitutto, con la Legge di Bilancio 2026, fornire i buoni pasto aziendali è diventato ancora più conveniente: la soglia di esenzione è stata infatti portata a 10 euro al giorno per i buoni pasto elettronici, mentre per i buoni pasto cartacei rimane fissata a 4 euro al giorno. Questo permette all’azienda di riconoscere ai dipendenti un importo annuo completamente detassato da destinare all’acquisto di beni alimentari, fino a 2.200 euro nel caso dei buoni pasto elettronici e 880 euro per quelli cartacei.

Inoltre, entro questi stessi limiti, i buoni pasto risultano totalmente deducibili per l’azienda, con IVA al 4% interamente detraibile. Anche sotto il profilo dei costi, quindi, scegliere di erogare i buoni pasto ai propri dipendenti – anche quando i buoni pasto non sono obbligatori – consente di recuperare integralmente l’investimento, ottimizzando il carico fiscale e valorizzando al tempo stesso il piano di welfare aziendale.

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