Come funzionano i buoni pasto? Le risposte alle domande più frequenti

Buoni pasto elettronici e digitali

Abbiamo chiarito come funzionano i buoni pasto per l'azienda. La semplicità di gestione, il trattamento fiscale agevolato e l'alto grado di apprezzamento da parte dei dipendenti fanno dei buoni pasto, soprattutto quelli elettronici e digitali, uno strumento di welfare aziendale da non sottovalutare. Vediamo ora nel dettaglio cosa sono i buoni pasto elettronici e come funzionano, anche nella loro variante esclusivamente digitale.

Buoni pasto elettronici: come funzionano

I buoni pasto elettronici rappresentano oggi lo standard di mercato. Vengono caricati su card e/o App e possono essere utilizzati dai dipendenti tramite POS o smartphone negli esercizi convenzionati. Il loro funzionamento è molto semplice:

• l’azienda carica mensilmente l’importo spettante, grazie a un semplice portale dedicato;

• il lavoratore paga con card o App e l’importo viene scalato automaticamente.

Questa modalità riduce errori, elimina la gestione cartacea e consente limiti di esenzione più elevati rispetto ai buoni cartacei. 

Come abbiamo detto, i buoni pasto elettronici sono disponibili innanzitutto tramite card fisica. Una versione digitale di questa card fisica è  disponibile per il dipendente anche tramite App. Accedendo all'App, il dipendente potrà consultare il saldo  e le ricariche dei suoi buoni pasto, vedere le transazioni effettuate e pagare comodamente tramite smartphone.

Esiste anche la possibilità, molto conveniente per l'azienda, di erogare i buoni pasto ai dipendenti nel solo formato digitale. Vediamo quindi cosa sono i buoni pasto digitali e perché convengono all'azienda.

Cosa sono i buoni pasto digitali?

Di fatto possiamo dire che i buoni pasto digitali sono sostanzialmente buoni pasto elettronici. Tuttavia, l'utilizzo da parte del dipendente avviene interamente tramite App. Ciò significa che i dipendenti non ricevono una card fisica. Per il resto, il funzionamento è sempre lo stesso. I buoni pasto digitali riducono i costi per l'azienda, che risparmia sulle card fisiche, si adeguano ai trend di pagamento digitali in Italia e consentono lo stesso risparmio fiscale, poiché le soglie di deducibilità non cambiano.

I buoni pasto sono obbligatori?

Abbiamo spiegato cosa sono i buoni pasto e come funzionano per l'azienda. Abbiamo anche chiarito eventuali dubbi sul formato elettronico e digitale, vediamo ora la risposta a una delle domande più frequenti sui buoni pasto: i buoni pasto sono obbligatori? 

La risposta è dipende. Per legge, i buoni pasto non sono obbligatori. I buoni pasto possono, invece, essere obbligatori se previsti da contratti collettivi (CCNL), contrattazioni di secondo livello o accordi aziendali. Molte imprese li erogano comunque come beneficio strategico per attrarre talenti, migliorare il clima aziendale e fidelizzare i dipendenti, aumentandone la retention riducendo il turnover dei dipendenti. 

Riassumiamo:

• L'azienda è sempre obbligata a erogare i buoni pasto ai propri dipendenti? No, non sempre. L’eventuale obbligo di erogazione dei buoni pasto, quando esiste, dipende dal CCNL applicato o da accordi specifici. In assenza di questo tipo di vincoli resta una scelta strategica dell’azienda.
• L'azienda che sceglie di erogare i buoni pasto ai dipendenti è un'azienda che si muove in modo strategico per non perdere le opportunità di crescita e risparmio fiscale offerte dal welfare aziendale. In questo caso, quindi, a chi e quando spettano i buoni pasto? La normativa è chiara: vediamo insieme la risposta a queste due domande.

A chi spettano i buoni pasto?

La normativa di riferimento, cioè l'Art. 4 comma c del DECRETO 7 giugno 2017, n. 122, chiarisce che:

I buoni pasto sono  utilizzati  esclusivamente  dai  prestatori  di  lavoro subordinato, a tempo pieno o  parziale,  anche  qualora  l'orario  di lavoro non prevede una pausa per il pasto, nonché dai  soggetti  che hanno instaurato con il cliente un rapporto di  collaborazione  anche non subordinato.

Riassumendo, i buoni pasto possono essere riconosciuti a diverse categorie di lavoratori:

• dipendenti a tempo pieno
• dipendenti part-time
• lavoratori in smart working
• altri collaboratori, secondo precisi accordi aziendali

Buoni pasto: quando spettano ai dipendenti?

Come abbiamo visto, l’assegnazione non dipende dal livello o dall’inquadramento, ma dalle politiche interne e dal CCNL applicato. In linea generale, i buoni pasto spettano per ogni giornata di lavoro effettivamente svolta, anche in assenza di una pausa pranzo “fisica”. Non vengono erogati invece durante ferie, malattia o permessi non lavorati.

Dal punto di vista della gestione aziendale, l'erogazione dei buoni avviene mensilmente, in base ai giorni effettivamente lavorati da parte del dipendente. La quota esente deve essere contabilizzata in busta paga.